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成功舉辦會議的基礎,一個會議組織者通常需要很多會議產品供應商協作以保證會議成功。酒店在設計所提供的會議產品組合時應考慮到各個方面。

1.首先完善基本設施 熱情周到的禮賓服務;干凈整潔的大廳;足夠寬敞的簽到處,專人負責辦理客房入住手續;迅速處理高峰期的團隊入住;專業高效的前臺服務人員;舒適清潔的客房,行政樓層,禁煙樓層數量(標準和行政);訂房程序和政策;保證數(會議所用客房數和會議消費人數)的提供;在客流高峰時能提供數量充足、性能良好的電梯服務;容易尋找的信息中心,快速傳遞電話和信息;健身中心,營業時間和收費;其他對客服務:藥房、銀行、緊急服務、禮品店、貴重物品保存等;貨梯;殘疾人設施;付款規定和信用卡種類;電話收費(長途、本地和電話卡);停車場(免費和付費);酒店緊急事件處理方案;緊急出口明確標出。

2.會議場地和設備設施 擴音設備:有線和無線話筒,演講臺、移動的調音臺和外接揚聲器;燈光系統;投影設備:多媒體投影機、屏幕(移動、電動);指示系統:告示牌、背景板和橫幅,供應商選擇;會場布置和裝飾:臺面裝飾、臺布和椅套,鮮花和綠色植物布置,舞臺板;上網:寬帶接入;無線:電視電話會議;同聲翻譯系統;前廳休息區:區域分隔,隔音效果好的隔斷;足夠的電源插座;酒店是否具有對于會議臨時變化的及時應對能力。

優質的服務水平會增加顧客的滿意度和忠誠度,樹立良好的酒店形象。飯店應為人提供完成公務活動所需的基本產品。服務過程應包括會前、會中以及會后的全過程;服務項目包括會議禮儀迎送、秘書服務;會議展廳設計、布置;會議指示牌、橫幅、會標、字幕等制作;會議用車、賓客接送服務;會議策劃、布置;娛樂活動策劃; 會議茶水服務;協助會務組工

 
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