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理想的會議效果，是所有會議組織者追求的目標。會議組織機構都要為會議的舉辦提供必要的條件，如資金、人員等；并設立一定的目標，如參會的目標群體人數、盈利數額、某種宣傳效果等。會議組織者追求的目標，就是在一定的條件下或一定的預算范圍內，設法使會議的效果*佳化。我們說，組織一個會議，在選擇酒店時不是簡單的花錢花到位這么回事。要選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及*重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮，有差異地選擇*優方案。會議室的面積和數量會議分不同的類型，單就這一點就要按需求來差異化地選擇酒店。在組織一個會議時，先確定會議類型、人數，然后考慮會議室的類型和面積。比如，有的對話峰會在不同的分場地同時進行，既要考慮峰會適合什么樣的會議室，又要考慮會議室的數量。會議室的面積也十分重要，須注意的是會議酒店往往看客下菜，不按實際容納人數報，大會議他們往往超報，導致會議期間會議室擁擠不堪。會議室的配置根據會議的類型、與會人員的使用語言以及具體要求，在選酒店時要考慮其設備情況以減輕會議組織者自身的工作量。要選擇備有相應設備的會場，含音響、投影儀、同聲翻譯系統、視頻會議系統等，部分特殊的設備可以根據會議要求提前租賃。拿投影儀來說，現代的會議室在使用過程中大都免費提供一般投影儀，而一般的國際或商務會議中，會議室內提供的設備遠遠不能滿足會議在數量與質量上的要求，這時就需要單獨租賃，很多時候還要配合等離子、液晶或LED顯示屏等混合使用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得*適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。酒店住宿對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一，于是也就有了對客房的要求，簡單點說就是滿足與會嘉賓的用房量及其對住房舒適程度的需求。找專業的會議服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住房費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議組織者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍，再決定如何差異化地選擇。餐飲餐飲也是需考慮的一個重要部分。會議的餐飲主要有早餐、午餐、酒水及服務費、會場茶歇、聯誼酒會等形式，要根據不同形式的組合來實施預算，經比較篩選后選擇酒店。一般會議的正餐是午餐，可以采取人數預算(自助餐形式)，或按桌預算(圍桌式形式)。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。酒店與交通中心的距離會議的與會者來自全國各地，選擇酒店也要將一些重大交通中心(機場、火車站)與酒店之間的距離、兩地之間的暢通程度等納入參考范圍。此外，須了解酒店所在地的相關功能設施是否完備，如商場等。如果與會者大都可以驅車前往會議場所，位于市郊的酒店往往是大受歡迎的。酒店的服務酒店本身的服務范圍和服務質量也是會議組織者參考的重點，一個成熟的會議酒店往往也能很快獲知客戶的需求并迅速做出安排。安排車輛接送機，為參會嘉賓安排停車位等都是會務中涉及的常務工作。進行會議酒店的選擇，前提是確定會議細節，然后制作有一張可供比較的酒店清單。確定好具體酒店以后，如條件允許，*好親臨現場進行考察，做出*終的選擇和認定。