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如果會議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可，沒必要大動干戈組織開會。如果是決策性會議，要首先權(quán)衡開會需要達(dá)到的目標(biāo)跟參與開會的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會”，堅(jiān)決不開“老鼠會議”。充分做會前準(zhǔn)備很多公司在開會的時(shí)候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會，9：30會議室集合。但是從來沒有人寫幾點(diǎn)結(jié)束。問題出在哪里?主要是會議資料不應(yīng)該在會場閱讀，而應(yīng)該在開會前發(fā)放并閱讀，一到會場就直接討論和表決，開會就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會議流程，包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)，初步估算開會將持續(xù)的時(shí)間，并將會議的重點(diǎn)議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準(zhǔn)備，安排好手中的工作。提前將與會領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時(shí)間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時(shí)間。這樣才能快速表決，快速達(dá)到會議效果。靈活掌握會議進(jìn)程會議主持人是會議是否成功的重要因素。一個(gè)優(yōu)秀的會議主持人要掌握會議的進(jìn)程，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。要讓每一位員工時(shí)刻圍繞會議的中心議題進(jìn)行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時(shí)整頓會議秩序，將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會議的本質(zhì)，即會議就是為了解決問題而開。有的酒店專門在會議中設(shè)置把關(guān)員，負(fù)責(zé)把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時(shí)，把關(guān)員要隨時(shí)提醒員工確保討論主題不會離題。當(dāng)有好的議題出現(xiàn)，會議把關(guān)員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。會議材料的準(zhǔn)備，既浪費(fèi)，也會對參加會議的人造成一種依賴心理。選擇恰當(dāng)時(shí)間首先，會議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時(shí)間，應(yīng)該選在員工有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，避免了員工沒有心思參會的問題。其次，會議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時(shí)間限制，比如說一個(gè)小時(shí)結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)，否則會讓員工產(chǎn)生會議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時(shí)間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設(shè)置計(jì)時(shí)員，在會議的每個(gè)階段計(jì)時(shí)員會依照會議通知規(guī)定的每人報(bào)告時(shí)間，提出警告，以免會議延遲。