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今天來給大家講述一下檔案銷毀的相關(guān)程序,對于一些已經(jīng)失效的檔案和批準(zhǔn)銷毀的檔案就有銷毀的必要了,如果對于那些失去價值的文件選擇保留的話,只會累積的越來越多,不僅占用空間,在等到要整理的時候就要花費更多的時間。那么具體程序是怎樣的呢?下面就讓我們一起來了解一下吧。

(1)編制銷毀清冊。審定小組(在機關(guān)分管擔(dān)任人的指導(dǎo)下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成)經(jīng)過審定,對無保管價值的檔案編制銷毀清冊,它是日后查找檔案銷毀狀況的憑據(jù)。銷毀清冊的封面需設(shè)置全宗號、銷毀檔案的數(shù)量、審定小組擔(dān)任人的簽字及時間、批準(zhǔn)人的簽字及時間、兩個監(jiān)銷人的簽字及銷毀時間等項目。清冊中檔案銷毀注銷表要設(shè)置序號、文件題名、所屬年度、檔號、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁數(shù)、備注等欄目,精確提醒每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分,供指導(dǎo)人檢查。

(2)擬訂審定報告,提出銷毀意見。報告中對需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作扼要引見,并提出銷毀意見、陳說銷毀緣由。

(3)機關(guān)分管擔(dān)任人審批。

(4)未批準(zhǔn)銷毀的檔案,要拿出繼續(xù)保管。

狀況特殊的特地檔案,銷毀時還要遵照有關(guān)規(guī)則執(zhí)行。如會計檔案的銷毀工作,就要依照財政部和國度檔案局于1998年結(jié)合下發(fā)的《會計檔案管理方法》執(zhí)行,詳細(xì)程序是:

(1)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制銷毀清冊。

(2)單位擔(dān)任人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(3)銷毀時,應(yīng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國度機關(guān)銷毀會計檔案時,應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時,應(yīng)由同級審計部門派員參與監(jiān)銷。

(4)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)依照時會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會

 
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