會議接待流程 會議核算 會議事項鄭州專業會議公司/會場布置/晚宴演出/會議設備租賃
河南會議接待多年來,其會議流程基本變化不大,不過細節該注意的地方還是很多,每一個細節都不能大意隨便處理,每一次都要認真負責的對待。鄭州專業會議公司/會場布置/晚宴演出/會議設備租賃
接待會議的基本流程如下:
一、會議聯系:
會議聯系方式分為主動聯系與被動聯系,主動聯系是我們知道會議舉辦方有會議意向后的主動聯系,被動聯系是指會議舉辦方通過其它渠道找到我們;一般聯系到我,我們都會要求對方盡可能提供比較詳細的一些計劃,這樣方便后面會議的策劃及方案編寫。
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二、會議策劃:化春娜:187,0381,5905 0371,6552,8022
根據客戶的會議基本要求,策劃會議的基本方案:地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等等,每個細節都必須考慮客戶的承受力和滿意程度。
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三、會議.方案提供:
把基本的策劃思路和客戶溝通,并形成文字方案,以便客戶在其單位的備案和審批
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四、會議的前期考察:王超:137,0088,5763 0371,6552,8033
會議前期的考察滿意后,進行合約的簽署,把所有會議接待涉及到的內容編寫入內,個人認為,簽署合約對雙方都有好處,不要以口頭協議拍胸膀決定;而且會議中的細節相當重要;我們前年接待的上海汽輪機的訂貨會,客戶的要求相當細,很多想到的或沒想到的細節都被羅列出來,雖然前面略嫌煩瑣,但是后面很多相關問題解決起來就非常流暢了。
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五、會議合約:
簽好會議合約后我們是要求有一定的預付款的,這樣整個會議過程才會流暢,因為酒店預訂需要預付款、車輛預訂也需要預付款;如果不提供預付款,我們的訂單隨時有可能被取消;這是件不可彌補的麻煩事,特別是會議人數多的時候。
化春娜:187,0381,5905 0371,6552,8022
六、預付款:鄭州專業會議公司/會場布置/晚宴演出/會議設備租賃
簽好合約我們是要求有一定的預付款的,這樣整個會議過程才會流暢,因為酒店預訂需要預付款、車輛預訂也需要預付款;如果不提供預付款,我們的訂單隨時有可能被取消;這是件不可彌補的麻煩事,特別是會議人數多的時候。
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七、預訂:
這是我方必須認真操作的一件事,把合約相關的一些接待單位預訂好,該給的預付款一定要到位,海南很多時候的客房是突然緊張的(只要出現一些大型會議或活動)。
八、會議接待:
接待是整個會議的核心部分,包括接送機、會議安排、客房安排、用車安排、活動組織等,都應嚴格按照合約操作,當然一些突發事件或標準增減隨時都作出相對應的調整;這個細節我將在另外一篇文章說明。
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九、結算:
會議操作結束時,雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照合約執行核算。鄭州專業會議公司/會場布置/晚宴演出/會議設備租賃
詳情資訊會議公司http://www.henanmeeting.com
聯系方式:化春娜:187,0381,5905 0371,6552,8022
王超:137,0088,5763 0371,6552,8033 |