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審核記錄是收集審核證據并形成審核發現全過程的文字記載。審核記錄是審核案卷中最重要的一部分,它是認證機構作出認證決定的依據。需要時(如申請處理、驗證審核證據),審核記錄可以為追溯提供事實憑證,也可以為下次審核方案的策劃提供參考,使審核的連續性得到保證。
為使審核記錄滿足以上要求,審核記錄應包括足夠的細節,使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況,判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發現及其支持的證據和每個不符合的審核發現及其支持的證據,用以支持認證決定的判斷。
為此,審核員在審核過程中應準確地、公正地、簡潔而又清晰地記下所收集到的各種證據,使記錄真實可靠。這是審核員的重要職責,也是認證行業對審核員的職業要求。熟練地作好記錄也是審核員的一種職業技能。審核記錄的好與壞,是衡量審核員水平的重要標志。作不好審核記錄的審核員,由于他不能如實記錄收集的證據,不能提供符合要求的、可信的審核報告,得不出可靠的審核結果,因此不能圓滿完成審核任務。所以,每個審核員從當審核員*一天起,就應重視作好審核記錄,并應不斷努力提高自己的審核記錄水平。那種不重視審核記錄的質量,在考核審核員時,不把審核記錄水平作為重要考核內容等種種輕視審核記錄的做法,都是不利于提高審核水平的。
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