北京科怡檔案數字化是隨著 計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、 數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用 計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
檔案數字化的先進性
一、提高經濟效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、提高辦公效率
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強檔案原件保護
將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
檔案數字化采集：
從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然后進行數據采集。檔案采集同時對 圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。
檔案數字化查閱：
以組織系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S( 瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。 |
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