1 企業(yè)文檔管理系統(tǒng)概述
文檔管理系統(tǒng)是基于知識管理的理念，開發(fā)的一套用于企業(yè)文檔資料管理、知識管理的軟件系統(tǒng)，幫助企業(yè)進(jìn)行文檔的全生命周期管理。系統(tǒng)采用了領(lǐng)先的文檔權(quán)限控制和SSL傳輸加密技術(shù)，支持文檔的共享和審核協(xié)作管理，并提供強(qiáng)大的文檔檢索機(jī)制。
通過文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以高效、快捷地解決文檔的存儲、文檔的安全防護(hù)、文檔的查找、文檔的協(xié)作、文檔的在線查看及文檔發(fā)布問題。
文檔管理系統(tǒng)適合于任何體系、任何規(guī)模的企業(yè)組織。
2 企業(yè)文檔管理的六大問題
2.1 文檔缺乏集中管理
日積月累下來，企業(yè)文檔的數(shù)量和容量都很龐大。特別是知識型企業(yè)
所屬部門、類型、格式、用途不同，管理方法不同
海量文檔分散在不同部門，甚至個人手中，難于查找、控制
2.2 文檔安全難以保障
文檔分散存儲，容易丟失
文檔權(quán)限控制不明，容易泄密
紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性差
2.3 文檔版本管理混亂
文檔版本繁多混亂，難以找到*新*正確的版本
文檔歷史版本無法丟失，造成知識流失
版本使用錯誤，而導(dǎo)致各種質(zhì)量事故
2.4 查找緩慢，效率低下
每天需要花大量的時間去查找文檔資料
人工方式和資料柜管理，查找非常緩慢
工作效率大為降低
2.5 文檔無法有效協(xié)作共享
文檔共享不方便，員工難以獲取所需的資料
文檔審核流程復(fù)雜，無法實現(xiàn)自動化管理
缺乏高效的共同編寫文檔方式（合同、解決方案等)
2.6 知識管理舉步維艱
員工離職，交接不全，帶走了企業(yè)的知識（人才流失=知識流失）
企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗和共享知識的環(huán)境和氛圍
知識沉淀、挖掘、清理，缺乏電子化工具
3 企業(yè)文檔管理解決方案
針對上述問題，結(jié)合文檔管理系統(tǒng)，提出了相應(yīng)的解決方案
文檔管理系統(tǒng)建立中心文檔庫，實現(xiàn)企業(yè)文檔管理制度化；
采用 “四層六級”的權(quán)限體系數(shù)據(jù)容災(zāi)存儲，記錄文檔使用痕跡；
提供文檔版本管理和發(fā)布流程控制，涵蓋編寫、審核、發(fā)布、更改等各環(huán)節(jié)；
提供毫秒級的全文搜索，可以多維度組合搜索，省時、高效；
以文檔為中心的多人協(xié)作環(huán)境溝通更直接、更高效；
建立企業(yè)知識體系和脈絡(luò)；通過多種溝通渠道，挖掘、傳播隱性知識
4 企業(yè)文檔管理庫
通過簡單可靠的存儲方式，集中管理文檔
4.1 簡單存儲
直接采用文件系統(tǒng)存放文件和元數(shù)據(jù)
文檔的存取不依賴于任何數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不會因數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的故障而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失
文檔的存取不依賴文檔管理系統(tǒng)，即便系統(tǒng)出現(xiàn)故障，仍然可通過傳統(tǒng)的途徑管理文檔庫
4.2 集中（分區(qū)）存儲
建立文檔的集中式的存儲，對文檔進(jìn)行有效的分類管理
分為個人區(qū)、公司文檔區(qū)和網(wǎng)絡(luò)共享區(qū)，分區(qū)進(jìn)行文檔分類管理
4.3 海量儲存，無限擴(kuò)容；自動備份
可以儲存并管理海量的文檔文件，并無限擴(kuò)展空間容量
支持鏡像備份，增量備份或差異備份等備份方式
4.4 RAID容錯磁盤陣列
方便靈活配置擴(kuò)展硬盤
方便和NAS磁盤設(shè)備結(jié)合
5 文檔的安全和防護(hù)
5.1 嚴(yán)格的文檔權(quán)限管理
支持授權(quán)委托管理，可單獨針對各個文件夾指定文件夾管理員，文件夾管理員在該文件夾下?lián)碛腥抗芾頇?quán)限
支持成組授權(quán)，針對某個部門、某個崗位進(jìn)行授權(quán)
支持負(fù)授權(quán)，禁止群組中的特定成員用戶的權(quán)限
支持6級查看人權(quán)限，可單獨對文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權(quán)限進(jìn)行控制，嚴(yán)防泄密
支持權(quán)限繼承，子文件夾自動繼承上級授權(quán)，也可禁止上級授權(quán)
具備文檔保密性控制功能，保護(hù)核心文檔
5.2 完整的文檔操作歷史記錄
可以記錄文件或文件夾的操作歷史，包括文件或文件夾的創(chuàng)建、編輯、版本、流程、打所有刪除文件都會自動進(jìn)入回收站，通過操作歷史的查詢，可以還原已經(jīng)刪除的文檔
同時也會記錄系統(tǒng)的操作歷史，便于系統(tǒng)管理員檢查系統(tǒng)，避免出現(xiàn)問題
5.3 支持Https安全傳輸和病毒掃描防護(hù)
可使用apache的安全傳輸https的功能，采用網(wǎng)上銀行相同的技術(shù)，實現(xiàn)文件的安全傳輸
系統(tǒng)可支持ClamAV作為病毒掃描引擎
上傳文件，均會進(jìn)行病毒掃描，如果發(fā)現(xiàn)病毒，會通知管理員進(jìn)行處理 |
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