現代展覽是由若干相互聯系的要素有機構成的一個系統，在這個展覽系統中存在著五大基本要素：一是展覽會的主體，即展覽會的服務對象是參展廠商為展覽會的客戶；二是展覽會的經營部門或機構，即專業行業協會和展覽公司是展覽會的組織者；三是展覽會的客體，即展覽會的展示場所為展覽館或展覽中心；四是展覽市場，即參展廠商獲取信息和宣傳企業形象的渠道；五是參觀展覽的觀眾，即最終的用戶和消費者。
1、參展廠商——系統的動力層次。參展廠商亦稱參展客戶，是基于三個方面的原因：一是參展廠商為系統最基礎的要素，是指參加展覽會的企事業單位、團體以及個體，沒有參展廠商的參與根本就不存在展覽會。參展廠商之所以成為系統的動力層次，主要是由于市場的需求和參展廠商的存在，才產生了展覽系統的其它要素；二是參展廠商是系統得在存在和發展的原始動力。如果沒有參展廠商的展覽行為，就不會產生展覽組織者和觀眾的行為，也就無所謂展覽系統了；三是參展廠商是系統活力的前提。參展廠商數量的多少和行為的活躍與否，直接關系著展覽系統的生命力。事實表明，凡是參展廠商群體龐大，行業組織支持度高、展覽競爭越是激烈的地區，展覽系統越是活躍。
2、展覽組織者——系統的主體。凡以經營展覽業務為盈利手段的單位都屬于展覽經營部門。目前我國的展覽組織者有專營、兼營和代理三種形式。在成熟的展覽系統中，展覽組織者這個要素是指專營展覽業務的機構和部門，即展覽公司和一些行業協會。展覽組織者必須具備兩個條件：一是與特定的參展廠商發生業務關系，有特定的服務對象；二是創造出服務的產品——展覽會，即提供展示環境和信息。展覽組織者在展覽系統中的作用使它成為系統的主體。這是因為，參展廠商雖然是活動的起點，但它只是以服務對象的身份提出自己的服務要求，至于展覽以什么形式和如何組織，能夠取得什么效果，參展廠商是無能為力的；展覽場所（媒體）是展覽的舉辦地點，它只能決定展覽在什么時候舉行，提供最基本的服務而一般不參與展覽會的組織與運作或是兩套工作機構；展覽市場是展覽賴以存在和條件，但市場的經濟性質決定它是以被動的方式參與展覽活動；觀眾（消費者）雖然是展覽過程的終點，但他是既定展覽的接受者，也不可能參與展示產品的生產過程。在展覽系統中，只有展覽組織者處于核心和支配地位，它不但決定展覽的性質、特點和形式，而且決定展覽的最終效果，所以，展覽組織者的狀況決定展覽系統狀況。
3、展會的媒體（展示場所）——系統的神經。展覽媒體是指展示傳播信息的媒介物，這種媒介物在展覽上稱之為展示場所——展覽館或展覽中心。展覽項目經過策劃出來后，如果不通過一定的方式集中向消費者展現其中的成果，展覽的意義也就不存在了。在展覽系統中，展覽的生命在于展現和傳播，媒體與展覽組織者（主辦單位）、市場和觀眾（消費者）發生密切的聯系。參展廠商與展館的聯系通過展覽組織者來實現。在展覽系統中，展覽場所的主要功能就是通過提供媒介及形象展示，付出智商，傳播信息，其情形恰似系統的神經。
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