一般酒店銷售部接到團隊預定后都會給相關部門傳送《任務通知單》，前廳和客房部作為主要的接待部門當然都會收到。但是，如果團隊臨時發生變化，比如說用房數量增加或減少，房間類型的轉換和加床，以及Minibar的保留還是撤離等，就需要總臺在*時間將客人的需求及時通知客房，以便客房能夠安排足夠的人手，有足夠的時間應付團隊的接待。在這個過程當中，前廳作為關鍵的信息傳輸端，要注意保證客人信息的準確性和有效性，要有專人負責及時傳遞信息，這樣可以避免誤導客房反復的“瞎忙和”，做無用功。
一些特殊的房間，如VIP房、長包房或者婚房等，客人一般會要求將房間里的設施進行重新布置，或者增加一些擺設和物品等。從酒店的長遠利益出發，總臺記錄清楚之后要協調好相關部門盡量滿足客人的需求。比如說長包房很可能要加床或者小冰柜，婚房需要換上客人自己喜歡的床單或被套等，這些都要和客房提前溝通，以免客人上門之后引起不滿。
03緊急用房
這里的緊急用房一般發生在客人（特別是預定客人）很早就來到酒店要求住宿，而恰巧酒店前一天生意較好，當時沒有指定的可住房（或者只有剛退的臟房），總臺暫時“無房”可住的情況下。
很多情況下，總臺都會催促客房趕緊安排人手打掃，有時語氣太急就口無遮攔，變成命令式。雖然客房大多情況下會“忍氣吞聲”，但是抱怨就少不了，比如，客房會說，前臺的員工真是沒用，難道客人要特價房，就不能推薦普通房和商務房了嗎？難道只會一遍一遍的催促我們，就不知道安慰一下客人或者讓客人多等待一下嗎？到時房間打掃不干凈又會怪罪到我們部門身上！其實，客房服務員的抱怨無可厚非，因為一遍遍的催促，他們不得不停止手中的工作，而必須在5到10分鐘左右打掃好一個房間，又要保證質量，是何心情可想而知。 |
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