房產建筑行業文檔管理都有哪些弊端?該如何解決?
一、傳統文件管理方式效率低
建筑設計圖紙大多數都是以大文件的形式存在,文件往來頻繁,圖紙版本變化快,難維護,建筑圖紙等文件需要多次修改與更新,版本容易混亂,歷史版本不容易分辨新版本,文件的存儲空間和傳輸速度對建筑設計行業來說是一個很大的問題。
二、文檔管控困難
勘察報表、測量報告、設計圖紙、投標書等等,建筑設計行業產生的資料多種多樣。同時,部門之間的文件并非孤立,有交叉于各部門之間的文件。冗雜的文檔讓建筑設計行業的工作人員手足無措。存儲分散,難以管理。
三、文件變動頻繁
建筑設計行業工作要求精細,每一厘米的誤差都有可能讓一切推到重來,頻繁修改文件成為常態。團隊合作關系要求部門之間時刻保持溝通順暢,因文件變動頻繁,修改變動更需時刻傳達至協作部門。
四、移動辦公不便
建筑設計行業的特殊性使部分工作人員頻繁外出辦公,期間必會攜帶大量紙質文件,若要與同事在現場翻查討論十分不便。人員辦公地點流動性強,信息無法實時傳遞到位,造成信息滯后,影響辦公效率。
五、多方溝通難以實現以及文件監管難到位
項目的進行需要多方聯系,而現有的溝通工具不足以支撐高效辦公,用戶、供應商、施工單位三方的交流問題有待解決。
泛圈企業云盤(Yottachain泛圈科技咨詢V:jerry三六五四)對房產建筑行業做出如下解決方案:
一、文件集中存儲、安全備份
工程建筑資料集中安全存儲工程圖紙、合同報表等多種文件,可根據文件類型、屬性等進行智能分類管理,選擇任意的云端文件夾與本地文件夾進行同步;可及時將本地文件備份到云端,同時不錯過任何云端更新的文件;
二、文件版本列表清晰可控
設計文件版本明晰,不再用錯,清晰記錄每個設計文件的修改與更新,記錄文件的每一個歷史操作,避免版本錯誤,保護文檔完整性與準確性。
三、全文搜索
強大的搜索引擎,查找文件更快速,支持根據標簽、作者、大小等多種條件進行查找,支持通過全文搜索功能快速定位查找所需文件。
四、分享高效,協作便捷
任何人可對文檔發表評論,通過評論交換對文檔的意見,進一步提高文檔協同的效率;并且支持多人協作在線編輯,無需下載文檔,高效協同完成工作。
五、隨時隨地移動辦公
不論在辦公室還是在工地,均支持window端、web網頁訪問、Android端、IOS端、Outlook插件等多種訪問方式。打破了 |
|