無論是企業(yè)還是政府機關,都會有大量的文案需要處理,復雜的工作流程需要安排,決策者需要依據紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化,信息化的辦公系統,對辦公人員和企業(yè)決策者來說,工作效率上的提高是顯而易見的.在網絡連接千萬家的時代,辦公自動化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進行協同辦公成為可能.今天的中國,"企業(yè)信息化","政府部門信息化"都忙得如火如荼,一套優(yōu)秀的辦公自動化(OA)系統將是企事業(yè)單位邁進數碼時代的"基石"。
眾所周知,我們絕大多數企業(yè)和非贏利單位,都采用層層授權的金字塔式的管理模式,從控制論的角度看,這種模式的好處是容易控制全局,但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通,高層了解底層的信息除了通過的直接下屬(中層管理者)外,就是自己親自了解,親自了解往往很累;通過中層管理人員,則有一個信息反饋的效率和成本問題,無疑,單位的信息化能提高效率節(jié)省成本。
基于層層授權,各司其職的思想,近年來應用較廣的企業(yè)信息管理系統(MIS),ERP等.這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購,銷售,庫存以至財務的情況,企業(yè)的中層到底層都置于了高層的管理監(jiān)督之下.因此這類軟件大多上級對下級控制有余,同級與同級的部門與人員協作交流不足.控制太多,人就會變成機器,工作就缺乏樂趣,只有協作交流起來,工作就變得輕松有趣,更符合人性化設計,更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極.辦公自動化軟件把單位的各個部門緊密聯系在一起,強化了機構內部員工之間,部門之間的信息交流與協同工作,使得機構內部的辦公,業(yè)務流程都能在內部局域網或互聯網上進行,相互間可以親密地交流協作!
辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進化的過程,隨著電腦和網絡技術的發(fā)展可以分為以下幾個階段:辦公電腦化,單位有了電腦,可以打印文件,保存數據,用一些單機版軟件等.辦公網絡化,單位的電腦有了局域網并連上了互聯網,實現了資源共享,但內部缺乏秩序和安全.網絡程序化,在辦公網絡化的基礎上,有了網絡辦公軟件的辦公平臺,實現了輕松有序的管理.將來還可能有網絡辦公的智能化,辦公變得越來越輕松。
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