一、年會前期創意策劃
1、確定企業年會人員構成，參會人數
2、確定年會的性質，是純粹的企業內部年會，還是客戶年會。
3、根據參會人數和性質尋找適合的場地，如是客戶年會和促銷年會在年會場地上選擇上要交通便利，規模檔次要適合客戶的身份。
4、年終會議場地都比較緊俏，要提前預定。
5、以上信息確定后，選擇鄭州鵬輝會務公司勘察場地，根據現場情況提出會場布置及流程方案。并根據實際需求列出所需物料清單和報價。
二、中期落實階段
1、公司層面成立年會小組，并由年會小組自上而下成立年會籌備委員會，落實到各部門或分公司由專人負責。
2、召集各分公司或部門負責人動員大會，提高各分公司對公司年會的重視程度，要求全力配合籌備小組的工作，并分配工作任務。
3、由籌備小組編寫年會通知書，以郵件形式發給公司所有員工，內容包括年會時間、地點、各項要求、各部門節目報送要求等。
4、籌備小組還要完成以下幾項工作內容：
A、年會活動流程細化
B、年會場地落實，餐飲菜單確認等
C、確定合適的主持人，編寫活動串詞
D、公司年度優秀個人、團隊評選
E、場地布置物料細化、落實
F、完成各分公司、各部門上報節目審核、并對需要服裝道具的節目給予費用報銷支持。
G、公司頒獎典禮策劃。根據所設獎項進行獎杯制作，獎品購置以及頒獎環節流程安排。
現場執行有幾個重要的環節：
1.場地布置：由活動公司和場地出租方共同完成，活動公司負責音視頻設備安裝、會場布置，場地出租方完成座椅擺放。
2.活動彩排：活動開始前完成彩排工作。包括主持人串詞、節目彩排，收集所有節目的伴奏音樂、背景音樂，活動公司配合完成。
3.物料準備：年會所有物料全面檢查，不能有遺漏。
4.簽到環節：專門的簽到區域，控制好人流、并引領到會場
5.入場環節：入場后每個員工要能找到自己的座位，在座位或者圓桌上做上人名標識
6.活動現場：由專人進行現場管控，并分成幾個小組：視頻組、音頻組、燈光組、催場人員、道具組、餐飲組。每個組由現場負責人統一調配指揮。
通過以上介紹，對年會的策劃與執行流程環節已經有了充分的認知和了解，在此框架基礎上再去策劃一場年會就變得容易多了，如公司是個各地區的人員到一起開年會還得在接待環節、住宿環節提前安排詳細的流程，也可讓活動策劃公司協助執行。
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