參展企業(yè)選擇好參加某個海外展會后,就要與組展單位的銷售取得聯(lián)系,填寫報名信息,這個是為了上會刊和做簽證用的。報名信息包含:報名表、參展合同、增租表、邀請函信息表、會刊信息表、簽證所需資料等。
一、展前準(zhǔn)備工作
參展企業(yè)付款以后就可以開始著手展前的準(zhǔn)備工作了。參展商要做好充分的市場調(diào)研,收集各種資料,并對資料歸類整理。通過這些資料來制定全方位的展會策劃方案,如:展品選擇、費用預(yù)算和參展人員培訓(xùn)。其中參展費用的預(yù)算一定要考慮充分。參展費用大致包括:展位租金、交通費、參展人員食宿費、展具租賃費、宣傳費、資料費等。預(yù)算如果充足,還可以留出一部分資金做應(yīng)急資金,應(yīng)對計劃外的費用支出。
二、展臺設(shè)計
參展商與展覽公司拿到展位后,一般參加海外展會都是標(biāo)準(zhǔn)展臺,規(guī)格通常都是9平方米(3m×3m),配置包括:三面展墻,二個射燈,一張展桌,兩把椅子,一個三項電源插座。當(dāng)然特裝展位的展臺搭建和布局是不一樣的。參展商要根據(jù)自己的展位類型如:36平光地、雙開口、單開口進(jìn)行設(shè)計。
三、前期宣傳人員培訓(xùn)
利用網(wǎng)絡(luò)和媒體來發(fā)布一些宣傳廣告來擴(kuò)大企業(yè)的影響力。展會的硬件條件已經(jīng)準(zhǔn)備妥當(dāng),參展商就要開始對參展人員進(jìn)行培訓(xùn)。貫徹整個展會的策略,培訓(xùn)參展人員的專業(yè)技能,對展品信息的掌握、演示和服務(wù)。
四、參展期間
參展人員要用發(fā)放產(chǎn)品宣傳資料、產(chǎn)品現(xiàn)場演示和分發(fā)免費小禮品等各種手段吸引參觀者的目光,來擴(kuò)大企業(yè)的知名度。如果展會主辦方提供的展覽設(shè)備不夠用,參展商可以聯(lián)系一些展覽公司來租賃一些展覽設(shè)備或者提供其他服務(wù)。展會舉辦期間,參展商要注意可能出現(xiàn)的安全問題,保障參展人員的人身安全和財物。
五、展會后續(xù)
展會閉幕后,企業(yè)就要和展會中積累的客戶和能成為潛在客戶的人群聯(lián)系或者拜訪來推廣企業(yè)。并對本次的展會進(jìn)行總計,分析展會中的收益與不足。
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