從高校的角度來說，盡快建設數字化高校檔案系統來提升檔案管理的質量與水平是迫在眉睫的工作，但是也要采取適當的方式，在建設數字化高校檔案系統的過程中注意方式方法，這樣才能讓數字化技術真正在檔案信息工作中發揮應有的作用。
1、足夠的資金保障
數字化高校檔案管理系統需要購買建設硬件和軟件設施，需要資金投入，高校的管理部門要認識到數字化檔案系統的重要性，保障有足夠的資金來建設數字化檔案管理系統。
2、保證數字化安全
檔案資料屬于機密性文件，因此在建設數字化檔案管理系統是要保障檔案信息的安全性，可以針對其進行安全化的軟硬件設施，對檔案管理人員進行信息安全方面的教育培訓，防止其在工作中出現失誤性操作，消除安全隱患。
3、合理規劃數字化檔案管理系統的建設
建設數字化高校檔案系統要全面考慮院校自身的實際情況使之具有合理性和規劃性，在建設過程中必須有步驟的完成數字化檔案管理系統的建設，同事合理地對檔案管理人員進行數字化建設的培訓和學校，有選擇性地對每一個檔案部類中較為重要的信息進行數字化處理，工作中每一個工作人員都應該具有全局意識，安全意識，保證數字化檔案管理系統的順利建設。
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