一個完整的活動執行離不開前期策劃人員的溝通與搭建，那么怎樣才能讓我們會議慶典的現場搭建順利進行呢？
想要進行順利的慶典會議搭建，各個階段的溝通準備工作是少不了的，如果做好了以下幾點，我相信您的搭建會相當順利；
前期
1）場地勘察必須認真測量搭建時的舞臺背景尺寸及其它特殊搭建物料尺寸；
2）所有設計稿制作前期必須仔細跟供貨商確認，以免出現錯誤或者遺漏；
3）認真核對除設計稿之外的所有其他制作物料；
4）認真檢查所有需提前采購的物料；
5）活動搭建前一天必須跟所有供貨商再次核實搭建要求和搭建信息，包括舞臺、燈光、音響、演出、主持人、攝影攝像、LED屏等
后期
1）現場檢查搭建公司提供物料數量是否正確、齊全；
2）現場檢查制作出來的設計稿是否符合要求，包括材料要求、畫面清晰度要求、安裝平整度要求等
3）現場鋪設地毯的地方是否平整；
4）現場走線是否規范，現場控臺是否嚴格按照要求布置等；
5）現場燈光及龍門架或燈光架的配備是否符合要求。
與客戶對接
1）前期跟客戶仔細溝通，不放過每個細節，這些細節包括每個設計圖的核對（要讓客戶確認每個設計畫面和物料的擺放位置、燈光的效果、物料的功能、話筒的數量等等，每個流程環節應該使用的音樂和對應的LED播放的素材）；
2）如果活動場地是在酒店或者其它內部場所，要首先跟客戶溝通，讓客戶跟場地方溝通，是否需要提前辦理進場手續，繳納進場押金等等；
3）在物料進場及物料安裝調試過程中要始終保持跟客戶的溝通，一旦出現問題及時跟客戶協商處理，不逃避任何因為我們原因造成的問題；
4）如果是自己負責的項目，必須做到前期對活動場地有足夠的了解，凡事做到心中有數，包括貨梯進出口位置、貨梯大小、演職人員更衣室休息室等。
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