一、展會的功能作用
它具有一般營銷溝通工具的共性：廣告、促銷、直銷、公共關系等。
它還具有顯著特性：展示品牌和形象；生產商、批發商、分銷商交流溝通貿易的匯集點；調查觀察有關信息的場所。幫助參展商、客商準確把握行業發展趨勢，制訂符合實際的生產、經營戰略、策略和計劃；它是低成本的營銷中介體。據有關資料介紹，就尋找一個客戶的平均費用，它與推銷員推銷、公關推銷、廣告推銷等手段相比是1：6。顯然優于其它手段。以上這些功能作用，是參展商、客商青睞展會的客觀基礎，也是辦展商辦好展會的立足點。
此外，它常常被用來展示城市、行業等成就、形象、環境，作為宣傳、招商引資的一種有效手段。它還能給展地的旅館、餐飲、交通運輸、旅游、電訊等多個行業帶來綜合效益。這是政府支持展會、有的還主辦展會的主要原因。
二、參展策略
充分認清展會的功能作用，采取正確的策略，是參展成功的關鍵。
（一）應全面系統地做好各個環節的工作。會展是一項極為復雜的系統工程，要想參展取得成功，必須全面系統地做好各個環節的工作。從制訂計劃、市場調研、展會、展位選擇、展品征集、報關運輸、客商邀請、展場布置、廣告宣傳、人員選配培訓、會前會中會后活動安排，組織成交、直至展品運回等，是相互聯系互相影響的有機整體。每項工作的成果都會影響整個參展的效果，每項工作的缺失或失誤都會影響整個參展的成敗。認真系統地做好每個環節的工作，將會使參加會展成為營銷計劃中最省成本的組成部分。
（二）應把握要點。根據現有成功經驗，一般應重點抓好以下幾個環節：
1、明確參展目的，避免盲目性。
2、選好展會，主要應考慮兩方面的因素：一是參展目的；二是展會的情況。展會的因素應考慮：1）展會的目標市場；2）展會的規模；3）展會組織者的組織能力（可從招展、組展、展臺建設等方面考察）；4）展會的歷史和影響；5）費用情況；6）展會地點（城市、展館）。應把兩方面情況綜合起來進行分析，做到“量體擇衣”。
3、搞好會前活動，如選好并培訓參展工作人員、廣告宣傳、客商邀請、展品征集、報關運輸等。
4、搞好會中活動，如展位、展臺布置，產品展示、演示，貿易洽談，組織成交，新產品發布會，經銷商年會等。
5、搞好會后活動，如搞好總結、效果評估、組織續后貿易、研究下次參展方向等。
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