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成功舉辦會議的基礎，一個會議組織者通常需要很多會議產品供應商協作以保證會議成功。酒店在設計所提供的會議產品組合時應考慮到各個方面。
1．首先完善基本設施 熱情周到的禮賓服務；干凈整潔的大廳；足夠寬敞的簽到處，專人負責辦理客房入住手續；迅速處理高峰期的團隊入住；專業高效的前臺服務人員；舒適清潔的客房，行政樓層，禁煙樓層數量（標準和行政）；訂房程序和政策；保證數（會議所用客房數和會議消費人數）的提供；在客流高峰時能提供數量充足、性能良好的電梯服務；容易尋找的信息中心，快速傳遞電話和信息；健身中心，營業時間和收費；其他對客服務：藥房、銀行、緊急服務、禮品店、貴重物品保存等；貨梯；殘疾人設施；付款規定和信用卡種類；電話收費（長途、本地和電話卡）；停車場（免費和付費）；酒店緊急事件處理方案；緊急出口明確標出。
2．會議場地和設備設施 擴音設備：有線和無線話筒，演講臺、移動的調音臺和外接揚聲器；燈光系統；投影設備：多媒體投影機、屏幕（移動、電動）；指示系統：告示牌、背景板和橫幅，供應商選擇；會場布置和裝飾：臺面裝飾、臺布和椅套，鮮花和綠色植物布置，舞臺板；上網：寬帶接入；無線：電視電話會議；同聲翻譯系統；前廳休息區：區域分隔，隔音效果好的隔斷；足夠的電源插座；酒店是否具有對于會議臨時變化的及時應對能力。
優質的服務水平會增加顧客的滿意度和忠誠度，樹立良好的酒店形象。飯店應為人提供完成公務活動所需的基本產品。服務過程應包括會前、會中以及會后的全過程；服務項目包括會議禮儀迎送、秘書服務；會議展廳設計、布置；會議指示牌、橫幅、會標、字幕等制作；會議用車、賓客接送服務；會議策劃、布置；娛樂活動策劃； 會議茶水服務；協助會務組工 |
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