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酒店在會議接待高峰期，如何調兵遣將、指揮作戰并恰到好處，是會議接待工作中的首要環節。有時酒店即便擁有一批技能高超、業務嫻熟的*級員工，也不一定就能打勝仗，因為只有步調一致才能取得勝利。因此，酒店要注重營造員工之間相互理解、相互協調、換位思考的良好氛圍.員工之間、崗位之間、部門之間通力協作，無論客人提出多高的要求，員工們都能臨陣不亂，胸有成竹，頂得住一時超負荷的工作量，經得住隨機應變的考驗甚至一時的饑渴，在忘我的工作中，不忘急酒店之所急，急客人之所急，發揮酒店整體戰斗力的作用。實行靈活適度的彈性工作制會議型酒店與其他類型酒店相比，在客情均衡度上有著明顯的弊端：忙起來時，所有員工都得加班加點，甚至夜以繼日；閑起來前臺服務員按部就班、出勤不出工，幾乎都處于候客狀態。這給酒店的人力資源管理工作提出了既要節約又要保證接待的難題。為了科學合理地使用人員，并使酒店經營盡可能處于相對的平衡狀態，會議型酒店可按周或按旬調節控制員工的累計工作小時數，即實行靈活適度的彈性工作制。這樣，即保證了員工的法定權益，又給酒店降低人力資源成本帶來了空間。各部門員工每月先按正常排班及輪休，每逢會期視情況決定啟用停休人員，同時有接待任務的當班人員還需進行適當加班。一般會議的會期為3天，每次會議一結束，在一周內陸續安排停休、加班的人員進行補休。補休結束后，要充分利用空閑時間組織員工不斷進行培訓、操練。當然，會議型酒店也可以在提高硬件設施的利用率上做些文章，充分利用客房變動成本低、多功能廳綜合性能強的優勢，在無會議時大打散客特價房，利用多功能廳多辦喜慶宴會。這樣，能彌補客情不均衡的不足。編制跟蹤計劃并協調執行會議型酒店會議服務的專業化程度，決定了酒店服務水準及檔次，接待一個具體的會議，酒店該如何深入仔細地開展會前、會中、會后的工作呢？首先，酒店在營銷上要富有特色和創意，營銷人員必須具備較高的職業素質：精通雙語甚至多語、熟悉各部門營業狀況、有豐富的談判經驗等：二是會議接待采取“誰洽談誰負責到底”的原則，不管是營銷代表或營銷經理甚至營銷總監，會議的一般決策權歸會議負責人，由他說了算。在接洽會議的全程中他可以代表酒店與客戶洽談溝通一切事務。如因會議的規模大或級別高，需要成立接待小組的，也同樣由他召集，聽他統一指揮； 三是會前主動與客戶溝通聯系，盡早確切了解會議的大體規格和總體要求。對缺乏辦會經驗的客戶，會議負責人要酌情精心設計幾套方案，包括會場、用餐、議程編排等，供客戶參考選用，會議一旦確定，雙方必須簽訂合同； 四是組織召開會議主辦方負責人與酒店相關部門經理的協調會，在一一確認接待細節后編制出詳細周密的接待計劃； 五是各部門在做準備工作時，就應確立“零差錯”的目標，一定要在細節上狠下工夫，瑣碎的事不能怕麻煩，要從方便客人著想，做細做透。 |
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