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如果會議內容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網絡等通知形式即可，沒必要大動干戈組織開會。如果是決策性會議，要首先權衡開會需要達到的目標跟參與開會的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會”，堅決不開“老鼠會議”。 充分做會前準備很多公司在開會的時候寫得很好：今天早上開會，9：30會議室集合。但是從來沒有人寫幾點結束。問題出在哪里?主要是會議資料不應該在會場閱讀，而應該在開會前發放并閱讀，一到會場就直接討論和表決，開會就是為了馬上把結果做出來。擬定好會議流程，包括會議的時間、地點，初步估算開會將持續的時間，并將會議的重點議題列出，提前發放給員工，好讓他們提前準備，安排好手中的工作。提前將與會領導的發言大約持續時間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發言時間。這樣才能快速表決，快速達到會議效果。 靈活掌握會議進程 會議主持人是會議是否成功的重要因素。一個優秀的會議主持人要掌握會議的進程，準時開始，準時結束。要讓每一位員工時刻圍繞會議的中心議題進行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時整頓會議秩序，將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。這就體現出了會議的本質，即會議就是為了解決問題而開。有的酒店專門在會議中設置把關員，負責把關主題。在進行討論時，把關員要隨時提醒員工確保討論主題不會離題。當有好的議題出現，會議把關員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。會議材料的準備，既浪費，也會對參加會議的人造成一種依賴心理。選擇恰當時間首先，會議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時間，應該選在員工有充分時間和精力的時段，避免了員工沒有心思參會的問題。其次，會議應該嚴格遵守時間限制，比如說一個小時結束，就應該控制在一個小時之內，否則會讓員工產生會議沒有終點的心理，因此討論問題也會由于失去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設置計時員，在會議的每個階段計時員會依照會議通知規定的每人報告時間，提出警告，以免會議延遲。 |
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