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檔案數(shù)字化整理流程

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發(fā)布時(shí)間：2023年01月28日

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詳細(xì)說(shuō)明

檔案操作方法
01
目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
02
拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下，傳統(tǒng)的掃描儀會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
如果要不拆裝的掃描是需要使用非接觸式的檔案掃描儀比如book2net系列、iscan系列的掃描儀，不需要拆裝直接進(jìn)行掃描就可以。
03
對(duì)于己經(jīng)編好的頁(yè)碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無(wú)法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時(shí)與管理人員溝通進(jìn)行處理。
04
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。確保掃描時(shí)不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。 1、4頁(yè)面修整
破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。
05
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。
06
根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或*非接觸式的掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。
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