正確使用文書檔案盒
檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買。以保證文書檔案盒制成材料的質量。
裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入文書檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。
裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。
檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行文書檔案盒管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。
備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
①盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。
進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。
整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。
②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。
③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。
④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。
注意：檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。
其中起止件號填寫盒內*一件文件和*后一件文件的件號，中間用“/”號連接。 |
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