會前:
(1)大會專用信封、信紙。
(2)宣傳品--海報、會議通知、報名表。
2.會務會議會期間:
(1)大會節目手冊。
(2)其他:名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。
(3)論文摘要集/與會者名冊。
依照會議規模及大會預算,以上有些項目可調整增減,例如:如果沒有很多經費可以不用印制信封信紙;但如果籌備時間很長而經費足夠的話,也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知,用以提醒參加人員并加強宣傳。
二、會務會議會前使用的印刷品
會前的準備工作需要用到很多的印刷品,一來可以統一大會形象,二來可以同時開展做宣傳。
1.信封、信紙
先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的CIS(含大會logo、字體、色系等),依照這個大會識別系統(CIS)去延伸設計其他相關印刷品,如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感,甚至大會會場布置物,如指示海報、眉目板等也可使用這個CIS,加強與會人員印象。接著,就可以設計大會信封/信紙,當然現在大多使用電腦發信或e-mail聯絡相關事宜,但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙,而且寄發會議通知也必須使用信封。*設計兩種尺寸的信封,可分別用來寄信件及會議通知之用。
2.宣傳品
需要印刷的宣傳品包括:a.海報。b.會議通知(宣傳小冊)。 一、印刷設計與制作
1.封面(海報、會議通知)
a.會議名稱、1ogo。b.日期和地點。c.主辦單位--由誰主辦。d.摘要--簡單介紹內容或主題。e.大會標語。
2.內容(會議通知)
詳述會議內容,特別強調重要的演講人及講題,并對講員和講題詳細介紹,以鼓勵大家參加,主題要醒目,要讓讀者信服這個會議是有價值的,引起回響,大致內容如下:a.時間、日期和地點。b.會議名稱。c.主辦單位及協辦單位,或指導單位。d.大會籌備委員會名單及秘書處。e.主題。f.會議主人邀請函。g.誰應該參加和為什么。h.暫定會議日程表。i.演講人名字、職稱。j.會場簡介。k.報名費用(包括內容)。l.報名表。m.住宿資料。n.眷屬活動和相關旅游資料。o.特別活動。p.教育學分。
三、印刷設計與制作
3.設計大會宣傳小冊(會議通知)
設計一份實用又精美的會議通知,除了可以吸引注意,還可以讓與會者留存,不僅用來宣傳,還可在將來讓人們律津樂道。
內容
a.將重要訊息放在封面。b.宣傳(廣告)時要有一致性,以這個主題為主。c.封面利用單一圖樣。d.摘要--簡單介紹內容或主題。e.在照片下要說明。f.避免陳詞濫調。g.加強重點。h.以照片來代替圖案。i.不要耍花招。j.使大會宣傳小冊看起來有價值感。k.在質量上要好。l.誠實以告。m |
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