會前：
(1)大會專用信封、信紙。
(2)宣傳品--海報、會議通知、報名表。
2.會務會議會期間：
(1)大會節目手冊。
(2)其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。
(3)論文摘要集／與會者名冊。
依照會議規模及大會預算，以上有些項目可調整增減，例如：如果沒有很多經費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。
二、會務會議會前使用的印刷品
會前的準備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。
1.信封、信紙
先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的CIS(含大會logo、字體、色系等)，依照這個大會識別系統(CIS)去延伸設計其他相關印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個CIS，加強與會人員印象。接著，就可以設計大會信封／信紙，當然現在大多使用電腦發信或e-mail聯絡相關事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發會議通知也必須使用信封。*設計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。
2.宣傳品
需要印刷的宣傳品包括：a．海報。b.會議通知(宣傳小冊)。 一、印刷設計與制作
1.封面(海報、會議通知)
a.會議名稱、1ogo。b．日期和地點。c．主辦單位--由誰主辦。d．摘要--簡單介紹內容或主題。e．大會標語。
2.內容(會議通知)
詳述會議內容，特別強調重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內容如下：a．時間、日期和地點。b．會議名稱。c．主辦單位及協辦單位，或指導單位。d．大會籌備委員會名單及秘書處。e．主題。f．會議主人邀請函。g．誰應該參加和為什么。h．暫定會議日程表。i．演講人名字、職稱。j．會場簡介。k．報名費用(包括內容)。l．報名表。m．住宿資料。n．眷屬活動和相關旅游資料。o．特別活動。p．教育學分。
三、印刷設計與制作
3.設計大會宣傳小冊(會議通知)
設計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。
內容
a.將重要訊息放在封面。b．宣傳(廣告)時要有一致性，以這個主題為主。c．封面利用單一圖樣。d．摘要--簡單介紹內容或主題。e．在照片下要說明。f．避免陳詞濫調。g．加強重點。h．以照片來代替圖案。i．不要耍花招。j．使大會宣傳小冊看起來有價值感。k．在質量上要好。l．誠實以告。m |
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